01
Contact téléphonique initial
- Prise de contact par un interlocuteur qui sera votre correspondant dédié pour la durée de notre collaboration.
- Prise en compte de votre cahier des charges détaillé : durée de la réunion, mode de transcription, délai de restitution,
- Choix de la transmission de l'enregistrement de la réunion par vos soins ou choix de la présence d'un rédacteur en visio avec enregistrement de la réunion par nos soins.
Nous vous transmettrons notre devis sous 24 heures.
02
Début de notre collaboration
Contractualisation et démarrage de notre prestation.
Option 1 : Enregistrement de la réunion par vos soins
A l'issue de la réunion, le secrétaire de l'instance nous transfère par internet, via plateforme sécurisée :
- Le fichier audio de la réunion
- Tous les documents participant à une compréhension optimale des débats qui seront insérés dans le compte rendu
Option 2 : Présence d'un rédacteur en visio et enregistrement par nos soins
- Filage, enregistrement et prise de notes complémentaires
- Recueil des documents exploités en réunion
03
Réalisation du compte rendu ou du procès-verbal
La transcription du compte rendu ou du procès-verbal (PV) est une étape cruciale dans le rôle du secrétaire. Elle permet de consigner de manière précise et fidèle les décisions prises lors des réunions, ainsi que les échanges importants. Ce document officiel sert de référence à tous les participants et garantit la transparence des échanges. Il est donc essentiel de rédiger le compte rendu avec clarté, rigueur et impartialité, afin que chaque salarié puisse comprendre les débats et décisions prises en réunion.
Après validation de la qualité de l'enregistrement, Secrétaire à la Carte réalise pour vous la transcription du compte rendu ou du PV de réunion dans le respect du cahier des charges défini contractuellement.
04
Transmission du compte rendu ou du procès verbal
Transmission électronique du procès-verbal ou compte rendu de réunion au destinataire désigné à la signature du contrat.
Les enregistrements sont systématiquement détruits à l'issue de la tranmission du document